Social Media in ambito aziendale

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Social Media in ambito aziendale

Sei un’azienda e vuoi essere presente sui social network? Vuoi aprire un profilo aziendale Facebook? Vuoi sapere se la tua social media policy è efficace?

Se hai risposto sì ad almeno una di queste domande, questo articolo fa per te.

Nella gran parte dei casi l’iscrizione a un sito di social media è gratuita ma la registrazione di un profilo comporta la conclusione di un vero e proprio contratto a oggetto informatico (c.d. contratto di social networking).
Di conseguenza, la decisione relativa all’iscrizione dell’azienda ai servizi social deve essere presa (o quantomeno autorizzata) dal soggetto che, in base all’organizzazione aziendale, è in grado di impegnare l’azienda stessa verso l’esterno.
Tale autorizzazione è ancor più necessaria se si pensa che, di norma, l’utente dei siti di social networking non ha la possibilità di influire sui contenuti del contratto potendo soltanto scegliere se aderire o meno al servizio. Sotto questo profilo assume grande importanza la lettura dei termini di servizio (Terms of Service o TOS) che devono essere accettati dall’azienda prima di poter accedere ai servizi di social media e, quindi, prima della creazione del profilo.

Tali condizioni, che è opportuno conservare al pari di qualunque altro contratto, riguardano

  • la riservatezza dei dati degli utenti (privacy policy)
  • le condotte consentite all’utente
  • i diritti sui contenuti inseriti dagli utenti
  • le limitazioni di responsabilità del fornitore

Tra gli aspetti maggiormente rilevanti rientrano quelli legati alla privacy degli utenti e ai contenuti veicolati attraverso i canali social. Con riferimento al primo aspetto, deve essere sempre garantita la conformità con quanto previsto dall’art. 13 del D. Lgs. n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali); in relazione, invece, ai diritti d’autore e di proprietà intellettuale che l’azienda può vantare su alcuni dei contenuti pubblicati, si deve tenere conto che alcuni provider nei propri modelli contrattuali prevedono che l’utente trasferisca al fornitore il diritto di utilizzare, anche a fini commerciali, il materiale caricato sulle proprie piattaforme.

Quali contenuti si possono pubblicare sui social media?

Nell’uso dei social media, l’azienda deve prestare attenzione ai comportamenti vietati dal gestore del social network, che potrebbero comportare la cancellazione del profilo o dell’account; altro aspetto da tenere in considerazione è che tutti i contenuti pubblicati sui canali social non devono ledere i diritti d’autore o di proprietà intellettuale di terzi soggetti (comportamento che potrebbe esporre l’azienda a contenzioso).
Nel caso di fotografie, ad es. in cui si disponga di contenuti che non sono originali dell’azienda, è opportuno ricercare immagini non coperte da privativa, servendosi degli appositi strumenti liberamente disponibili in rete (ad es. utilizzando, quando disponibili, risultati utilizzabili o condivisibili liberamente oppure immagini coperte da licenze Creative Commons, scaricabili sulla piattaforma “Google immagini”, “Flikr” o “Pixabay”).

Per approfondire l’uso corretto delle immagini leggi il mio post Condividi nel modo giusto le tue immagini?

In ogni caso, la pubblicazione di contenuti altrui dovrà essere accompagnata, ove presente, dal riferimento alla licenza alla stessa applicata nonché alla fonte.
Inoltre, dal momento che i termini di servizio sono soggetti a frequente revisione e modifica da parte dei fornitori del servizio, è opportuno monitorare l’evoluzione di questo documento in modo da valutare, volta per volta, se le modifiche possano essere accettate oppure l’azienda debba abbandonare il social network o rivedere le categorie di contenuti da pubblicare (pensa, ad es. alle campagne pubblicitarie che ritraggono donne nella fase dell’allattamento, contrarie alle policy di alcuni social network e possono portare alla rimozione dell’immagine o, addirittura, alla sospensione del profilo dell’utente che le ha postate).

Cos’è una social media policy?

Con il termine “social media policy” (SMP) si indica uno o più documenti utili a definire una serie di regole di base per coloro i quali sono coinvolti nella gestione dei social media in azienda.

L’obiettivo è quello di avere una sorta di “manuale di istruzioni” che consenta di cogliere le opportunità offerte dai social media, definendo le modalità d’uso di questi strumenti compatibilmente con il rapporto di lavoro e fornendo una risorsa per il lavoro quotidiano di chi deve gestire i profili aziendali.
La SMP è un documento composto da due parti:

  • Social Media Policy interna: in cui vengono specificate le regole di comportamento dei dipendenti e dell’organizzazione in relazione all’uso dei Social Media
  • Social Media Policy esterna: in cui viene regolato il rapporto tra azienda e utenti

La SMP interna è, di norma, rivolta solo al personale e fornisce, tra le altre, le seguenti indicazioni:

  • le modalità con cui viene gestita la presenza dell’azienda sui Social da parte del personale (titolarità degli account, riservatezza dei codici di accesso, regole nella gestione dei commenti, tipo e licenza dei contenuti che possono essere diffusi sui canali aziendali)
  • il codice di comportamento che i dipendenti devono rispettare nell’uso dei Social Media, eventualmente anche in ambito privato (possibilità e limiti all’accesso al Web dal posto di lavoro, possibilità di indicare la propria appartenenza all’azienda anche sui profili personali, possibilità di interagire con la presenza aziendale)

La SMP esterna contiene:

  • le finalità perseguite sui Social Network
  • il tipo di contenuti che saranno pubblicati e la loro licenza
  • i comportamenti consentiti (ad es. come saranno trattati Spam, OT e post inappropriati)
  • l’informativa ai sensi della normativa in materia di riservatezza dei dati personali (c.d. “privacy policy”)
  • i contatti a cui gli utenti possono rivolgersi (ad es. per segnalare abusi o violazioni del copyright).

Puoi utilizzare i contenuti pubblicati da altri utenti sui social media?

La pubblicazione da parte di un utente su un social network, consente a tutti gli altri utenti di poter condividere quel contenuto (testo, video, foto, ecc.) sul medesimo social network e su tutti i social eventualmente connessi, ma non consente di riprodurre né diffondere altrove tali contenuti senza il consenso del titolare dei diritti (che – in assenza di altri elementi – si presume il titolare del profilo sul quale il contenuto è stato pubblicato).

Di conseguenza, per pubblicare al di fuori dei social media un’immagine o un testo è  sempre necessario il consenso dell’utente che li ha pubblicati; la giurisprudenza ha chiarito che, in caso di contestazione, si applica un inversione dell’onere della prova per cui la titolarità dei diritti si presume in capo a chi ha pubblicato il contenuto e affinché la riproduzione non venga considerata abusiva spetta al riproduttore dimostrare che l’uso si è basato sull’utilizzo di un file non coperto da diritti di proprietà intellettuale in capo a colui che ha pubblicato il contenuto sul social media (Trib. Roma, IX Sez., sent. n. 12076/2015).

La sentenza è rilevante perché, oltre a confermare i diritti connessi all’utilizzo delle immagini altrui, sancisce un importante principio sulle condizioni di utilizzo del social network – in questo caso Facebook – alle quali l’utente si vincola automaticamente con l’accesso. Il Tribunale ha, infatti, rilevato che “per quanto riguarda i contenuti coperti da diritti di proprietà intellettuale (rispetto ai quali l’unica licenza è quella non esclusiva e trasferibile concessa al social network), la pubblicazione di fotografie nella pagina di chi le ha scattate non comporta la cessione integrale dei diritti fotografici“. L’autore, infatti, cede al social network la sola “licenza non esclusiva e trasferibile, per l’utilizzo di qualsiasi Contenuto IP pubblicato” valida finché lo stesso è presente sul social network.

Cosa puoi fare se qualcuno ha attivato profili corrispondenti alla denominazione della tua azienda (o dei tuoi prodotti)?

I segni distintivi dell’azienda, anche atipici, sono protetti in caso di loro uso abusivo anche sui social media.
L’imprenditore titolare di un segno distintivo e, in particolare, di un marchio di impresa ha il diritto di vietarne a terzi qualunque uso.
Di conseguenza, eventuali pagine e/o profili che si connotino con l’uso della denominazione di un’impresa (o dei suoi marchi) legittimano il soggetto leso – oltre alla richiesta di rimozione della pagina/profilo al gestore del social media – ad adire l’autorità giudiziaria contro l’interferenza confusoria e la contraffazione del marchio.

L’hashtag è protetto dal diritto d’autore?

Come noto, l’hashtag è una parola chiave preceduta dal simbolo “#” inserita nel messaggio postato dagli utenti sui social media e che viene usata per raggruppare tutti i post che fanno riferimento a un tema e renderli più facilmente ricercabili.
In linea di principio, anche l’hashtag potrebbe essere coperto dal diritto d’autore nel caso in cui ricorrano i requisiti di creatività e originalità previsti dalla Legge n. 633/1941.
Allo stesso modo, sussistendone i presupposti, è possibile registrare l’hashtag come marchio ed è possibile contestare l’uso illegittimo da parte di terzi di un hashtag che riproduca un segno distintivo atipico (ad es. l’uso di un marchio di un concorrente nel post che pubblicizza un prodotto/servizio aziendale).

Se sei interessato alla tutela del marchio leggi i miei post sulla proprietà industriale e avrai tutte le informazioni che ti servono per proteggere al meglio la tua azienda.

 

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