Posso caricare questo documento su ChatGPT?

Caricare un documento su ChatGPT è facile. Capire se puoi farlo viene prima

Un contratto troppo lungo?

Upload.

Una riunione da riassumere?

Upload.

Un Excel da analizzare?

Upload.

Cinquanta pagine ricevute da un cliente?

Upload.

Gli strumenti generativi hanno reso questa operazione talmente semplice che stiamo iniziando a considerarla quasi neutra.

Ma trascinare un PDF dentro una finestra non significa semplicemente chiedere a un software di leggerlo.

Significa mettere quelle informazioni a disposizione di un servizio tecnologico secondo determinate condizioni, configurazioni, modalità di trattamento e, in alcuni casi, possibili integrazioni con ulteriori servizi.

Per questo partirei dal documento, non dall’AI.

Che cosa contiene? Chi me lo ha consegnato? Per quale motivo ne dispongo? E che cosa sono autorizzata a farne?

Sono domande molto meno tecnologiche di quanto sembrino.

Non tutti i documenti sono uguali

“Posso caricare un contratto su ChatGPT?” è una domanda alla quale non risponderei mai semplicemente sì o no.

Dipende innanzitutto dal contratto.

Un modello contrattuale pubblicato sul sito di un’autorità è una cosa.

Una bozza ricevuta da una controparte con condizioni economiche negoziate, nomi, informazioni tecniche, strategie commerciali e allegati riservati è un’altra.

Lo stesso ragionamento vale praticamente per qualsiasi file.

Un bilancio già pubblicato non è un forecast interno.

Un listino presente sul sito non è necessariamente uguale alle condizioni commerciali riservate riconosciute ai distributori.

Una sentenza pubblicata è diversa dal fascicolo completo del cliente.

Un testo realmente anonimo è diverso da un documento con nomi, indirizzi email, numeri di telefono, informazioni sui dipendenti o dati relativi alla salute.

Prima ancora di chiedermi quale versione di ChatGPT sto utilizzando, farei quindi una piccola classificazione del documento.

È pubblico?

È interno?

È confidenziale?

Contiene dati personali?

È soggetto a un NDA o ad altri obblighi di riservatezza?

Contiene informazioni che hanno valore proprio perché non sono conosciute all’esterno?

La risposta alla domanda “posso caricarlo?” comincia molto prima del pulsante di upload.

Avere un documento non significa poterlo comunicare a chiunque

È un passaggio che considero particolarmente importante quando si lavora per altri.

Un cliente mi consegna un contratto perché io lo analizzi.

Mi inoltra una corrispondenza perché possa ricostruire quello che è successo.

Mi manda informazioni commerciali, una contestazione, un accordo ancora in negoziazione o documentazione interna.

Materialmente quei file sono sul mio computer.

Ma la disponibilità materiale del documento e la libertà di comunicarlo a un altro soggetto non sono la stessa cosa.

Io possiedo il file.

Non necessariamente possiedo le informazioni che contiene.

E soprattutto potrei averle ricevute per una finalità precisa e nell’ambito di un rapporto che impone obblighi contrattuali, professionali o legali di riservatezza.

Lo stesso accade quotidianamente nelle imprese.

Un commerciale può avere accesso alle condizioni riservate applicate ai clienti.

Una persona delle risorse umane può vedere CV e documentazione dei dipendenti.

Chi lavora allo sviluppo può conoscere codice, roadmap e specifiche di prodotti non ancora lanciati.

Il fatto che l’organizzazione abbia autorizzato quella persona ad accedere all’informazione per lavorare non significa automaticamente averla autorizzata a trasferirla nel servizio AI che preferisce.

L’autorizzazione ad accedere non coincide necessariamente con l’autorizzazione a condividere.

Ed è qui che il tema smette di essere soltanto privacy.

Diventa governance.

Se nel documento ci sono dati personali, entra in gioco anche il GDPR

Quando il file contiene dati personali, occorre aggiungere un altro livello.

Il GDPR non vieta in quanto tale l’utilizzo dell’intelligenza artificiale.

Chiede però al titolare del trattamento di sapere quali dati vengono trattati, per quale finalità, sulla base di quale presupposto, attraverso quali soggetti e con quali misure di sicurezza.

E soprattutto continua a valere un principio che considero particolarmente utile anche fuori dal linguaggio strettamente privacy: la minimizzazione.

I dati devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alla finalità perseguita.

Tradotto nella vita quotidiana:

se per farmi aiutare su una clausola non mi servono il nome del cliente, la sua email, la firma, il numero di telefono e venticinque pagine di allegati, perché dovrei caricarli?

La domanda non è soltanto “posso trattare quei dati?”.

È anche: “mi servono davvero per ottenere il risultato che sto cercando?”.

Ed è una distinzione che può ridurre molto il rischio senza impedire di utilizzare lo strumento.

Anonimizzare non significa semplicemente cancellare il nome

Qui farei attenzione a un altro automatismo.

“Tolgo nome e cognome e il documento è anonimo.”

Non necessariamente.

Se lascio il ruolo della persona, il nome dell’azienda, una data precisa, una vicenda molto particolare, un indirizzo, un numero di pratica o altre informazioni che consentono di risalire all’interessato, potrei non avere anonimizzato affatto il documento.

L’European Data Protection Board continua a distinguere in modo netto anonimizzazione e pseudonimizzazione.

Un dato realmente anonimo non deve più essere riconducibile a una persona identificata o identificabile con mezzi ragionevolmente utilizzabili.

La pseudonimizzazione, invece, riduce il collegamento immediato con la persona ma non lo elimina necessariamente.

Per questo, prima di un upload, non userei “anonimizzare” come sinonimo di “togliere due riferimenti”.

Mi chiederei piuttosto:

con quello che è rimasto nel documento, quella persona è ancora riconoscibile?

“Ma tanto ChatGPT non usa i miei dati per addestrare l’AI”

È una delle frasi che sento più spesso.

Ed è proprio qui che bisogna distinguere.

Le condizioni dipendono dal servizio e dalla configurazione utilizzata.

Per i servizi ChatGPT destinati agli utenti individuali, OpenAI indica che i contenuti possono essere utilizzati per migliorare i propri modelli, salvo che l’utente disattivi questa possibilità attraverso i controlli disponibili.

Per ChatGPT Business, Enterprise, Edu e per la piattaforma API, OpenAI dichiara invece che input e output dell’organizzazione non vengono utilizzati per addestrare i modelli per impostazione predefinita.

Le condizioni possono essere consultate nelle pagine ufficiali dedicate a come vengono utilizzati i dati e alla privacy dei servizi business.

È una distinzione molto importante.

Ma non risponde ancora alla domanda iniziale.

Perché anche se il fornitore mi garantisse che il documento non verrà utilizzato per addestrare un modello, io dovrei comunque chiedermi:

avevo il diritto di metterglielo a disposizione?

È questo il passaggio che rischiamo di saltare.

La sicurezza e le condizioni offerte dal fornitore sono un pezzo dell’analisi.

Non sostituiscono la verifica sulla legittimità, necessità e opportunità dell’upload.

Una Chat temporanea non trasforma un documento riservato in un documento caricabile

Anche la Chat temporanea è uno strumento utile.

Secondo le informazioni pubblicate da OpenAI, le conversazioni temporanee non vengono utilizzate per migliorare i modelli mentre rimangono temporanee e possono essere conservate per un periodo limitato per esigenze di sicurezza.

Può quindi essere una configurazione più appropriata in determinate situazioni.

Ma applicherei lo stesso ragionamento.

La modalità tecnica scelta può ridurre un rischio.

Non crea un’autorizzazione che prima non esisteva.

Se un documento è coperto da un obbligo di riservatezza, contiene dati che non devo comunicare o incorpora informazioni aziendali che non sono autorizzata a trasferire a servizi esterni, il fatto di utilizzare una chat che non entra nella cronologia non risolve automaticamente il problema.

Questo vale, più in generale, per qualsiasi impostazione di privacy.

La configurazione del servizio viene dopo la qualificazione dell’informazione.

A volte il documento intero non serve

Questo è forse il cambiamento più semplice da introdurre nel modo in cui lavoriamo.

Devo verificare una clausola di recesso contenuta in un contratto di trenta pagine.

Mi servono davvero: nome delle parti, indirizzi firme, coordinate bancarie, condizioni economiche, allegati tecnici e tutto il resto del contratto?

Probabilmente no.

Forse mi bastano la clausola in questione, le due disposizioni collegate e una breve spiegazione del contesto.

In molti casi posso anche sostituire nomi e riferimenti identificativi con elementi neutri.

“Cliente A”.

“Fornitore B”.

“Prodotto X”.

“Importo Y”.

Prima di caricare un file intero, quindi, farei una domanda molto semplice:

qual è la quantità minima di informazione che mi serve per ottenere un risultato utile?

È una buona regola privacy.

Ma prima ancora è una buona regola di lavoro.

Abbiamo iniziato a utilizzare l’AI come un grande tavolo sul quale rovesciare tutto e poi chiedere di mettere ordine.

Non sempre serve.

A volte il lavoro più intelligente consiste nel selezionare prima.

E poi ci sono i segreti commerciali

Qui la questione assume un peso diverso.

Ci sono informazioni che hanno valore proprio perché non sono pubbliche.

Una strategia di prezzo.

Una lista clienti.

Una formula.

Un procedimento.

Codice sorgente.

Una roadmap.

Una campagna non ancora lanciata.

Una struttura commerciale.

Un processo interno.

Il Codice della proprietà industriale richiede, tra le condizioni per la tutela dei segreti commerciali, che le informazioni siano sottoposte a misure ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete.

Questa frase diventa molto concreta quando introduciamo strumenti generativi in azienda.

Non significa che un singolo upload faccia automaticamente perdere la tutela di qualsiasi informazione.

Sarebbe un’affermazione troppo semplice.

Significa però che, se un’impresa sostiene che una determinata informazione è strategica e segreta, diventa importante poter dimostrare come quella informazione viene effettivamente gestita.

Chi può accedervi?

Con quali strumenti?

Può essere caricata in un servizio esterno?

Quali fornitori sono stati approvati?

Esistono limitazioni?

Le persone che lavorano con quei dati sono state istruite?

La tutela del segreto non dipende dall’etichetta “confidenziale”. Dipende anche da come ci comportiamo quando nessuno ci sta guardando.

Se vuoi approfondire questo punto ne ho parlato anche in NDA e patti di non concorrenza: come proteggere i segreti aziendali.

Un NDA non è una decorazione in fondo al contratto

C’è poi un caso che considero ancora più semplice da leggere.

Il documento è stato ricevuto nell’ambito di un accordo di riservatezza.

A questo punto non guarderei soltanto alla scritta “CONFIDENTIAL” sulla prima pagina.

Leggerei il contratto.

Chi può ricevere le informazioni?

Per quali finalità possono essere utilizzate?

Possono essere comunicate a fornitori o subfornitori?

Sono previste misure di sicurezza particolari?

Occorre un consenso preventivo?

Qual è il perimetro delle informazioni riservate?

Perché dire “uso l’AI soltanto per lavorare più velocemente” non modifica il contenuto dell’obbligo contrattuale assunto.

Prima viene ciò che ho promesso alla controparte. Poi viene la comodità dello strumento.

Account personale e account aziendale non sono la stessa cosa

Anche questo è un punto che una AI Policy dovrebbe chiarire.

Non basta dire ai dipendenti: “potete usare ChatGPT”.

Quale ChatGPT?

Un account personale?

Un workspace aziendale?

Un account configurato dall’organizzazione?

Quali impostazioni sono attive?

Quali funzionalità sono disponibili?

Quale politica di conservazione viene applicata?

Sono collegate fonti interne?

Ci sono amministratori dell’organizzazione che possono gestire o controllare determinati dati dell’account?

È qui che la scelta dello strumento diventa una scelta di governance e procurement, non una preferenza del singolo dipendente.

Un’azienda può anche decidere che alcuni utilizzi siano consentiti soltanto all’interno di ambienti approvati.

Non perché l’account personale sia “cattivo”.

Ma perché l’organizzazione deve sapere dove finiscono i propri dati e quali condizioni regolano il servizio che utilizza.

Non tutto ciò che entra in ChatGPT rimane necessariamente nello stesso perimetro

Gli assistenti generativi stanno diventando ecosistemi.

GPT personalizzati, plugin, app, connettori, servizi collegati e API esterne permettono di fare molte più cose rispetto alla semplice conversazione con il modello.

È estremamente utile.

Ma modifica anche la domanda sulla circolazione delle informazioni.

OpenAI stessa segnala che, quando un GPT o una funzionalità utilizza servizi esterni, parti pertinenti dell’input possono essere trasmesse al soggetto terzo e seguire le condizioni e le informative applicabili a quel servizio.

Questo significa che non basta sempre domandarsi:

“mi fido di ChatGPT?”.

Può essere necessario domandarsi:

“a chi sto mandando realmente questa informazione in questa specifica configurazione?”

Per un documento pubblico la differenza può essere poco rilevante.

Per una lista clienti, un contratto sotto NDA o un file con dati particolari, molto meno.

Una AI Policy che dice soltanto “non caricare dati riservati” serve poco

“Abbiamo detto ai dipendenti di non caricare dati riservati.”

Bene.

Ma che cosa significa “riservato”?

Un CV?

Una fattura?

Un contratto con un cliente?

Una bozza di offerta?

La trascrizione di una call commerciale?

Un report delle vendite?

Il preventivo ricevuto da un fornitore?

Una presentazione non ancora pubblicata?

Un documento firmato sotto NDA?

Il codice sorgente?

Le condizioni economiche riconosciute a un distributore?

Per chi lavora ogni giorno su privacy e contratti alcune risposte possono sembrare immediate.

Per la persona che alle 18.45 deve consegnare una presentazione entro mezz’ora lo sono molto meno.

Se dieci persone all’interno della stessa organizzazione danno dieci risposte diverse, non abbiamo una policy.

Abbiamo dieci interpretazioni individuali del rischio.

E il buon senso individuale funziona benissimo.

Fino al giorno in cui non funziona.

Per questo una AI Policy dovrebbe partire da situazioni reali

Non inizierei con tre pagine sulle straordinarie opportunità offerte dall’intelligenza artificiale.

Partirei da quello che una persona ha davanti quando deve decidere.

Un file.

Un cliente.

Una scadenza.

Un tool.

E costruirei regole comprensibili anche senza avere accanto il legale, il DPO o l’IT.

Per esempio, una policy realmente operativa dovrebbe permettere di capire:

• quali strumenti AI sono approvati dall’organizzazione;
• se devono essere utilizzati account o workspace aziendali specifici;
• quali categorie di documenti non possono essere caricate;
• quali dati devono essere eliminati, minimizzati, pseudonimizzati o anonimizzati prima dell’utilizzo;
• come devono essere trattati i documenti ricevuti dai clienti;
• cosa fare quando un documento è coperto da NDA o altri obblighi di riservatezza;
• quali regole valgono per segreti commerciali, codice, strategie e informazioni non pubbliche;
• quando occorre una verifica o un’autorizzazione interna prima dell’upload;
• quali plugin, app, connettori o integrazioni esterne possono essere utilizzati;
• chi deve controllare l’output prima che venga utilizzato verso clienti, dipendenti o terzi;
• come gestire conservazione, cancellazione e documentazione delle attività rilevanti.

La policy migliore non è quella che impressiona quando viene presentata al management.

È quella che una persona ricorda nel secondo esatto in cui sta per trascinare un PDF dentro una finestra.

AI Policy e formazione oggi fanno parte dello stesso problema

C’è anche un ulteriore elemento che rende questa impostazione ancora più attuale.

L’articolo 4 dell’AI Act, nella formulazione oggi vigente, richiede a provider e deployer di adottare misure per sostenere lo sviluppo dell’alfabetizzazione in materia di AI del personale e delle altre persone che utilizzano sistemi di intelligenza artificiale per loro conto.

Non significa che esista un corso standard identico per tutte le imprese.

E non significa che avere una policy, da sola, dimostri automaticamente di avere adempiuto a qualsiasi obbligo.

Significa però una cosa molto concreta.

Chi utilizza strumenti AI nell’ambito dell’organizzazione deve essere messo nella condizione di comprenderne almeno il funzionamento rilevante, i limiti e i rischi legati al proprio contesto di lavoro.

La Commissione europea insiste proprio sull’adattamento delle misure alle persone, alle loro competenze e al contesto in cui il sistema viene utilizzato.

Se vuoi approfondire ruoli e obblighi ne ho parlato in AI Act: sei provider o deployer?.

Per questo policy e formazione non dovrebbero vivere su due binari separati.

Una regola che nessuno comprende è difficile da applicare. Una formazione senza regole interne lascia invece ogni decisione al singolo.

Il test che uso io prima di caricare un documento

Non è un test previsto dal GDPR.

Non è una disposizione dell’AI Act.

Non sostituisce la verifica legale.

Ma lo trovo molto efficace.

Prima di caricare un documento ricevuto da qualcun altro, mi chiederei:

sarei tranquilla se dovessi spiegare al cliente, alla controparte o alla persona che mi ha consegnato questo file esattamente in quale sistema l’ho inserito, quali informazioni ho trasmesso e perché era necessario farlo?

Se la risposta è sì, possiamo passare alle verifiche successive.

Quale account?

Quali impostazioni?

Quali dati?

Quali condizioni?

Quali integrazioni?

Quale base giuridica, quando serve?

Quali obblighi contrattuali?

Se invece la prima reazione è:

“tanto non lo saprà mai”,

“lo fanno tutti”,

“mi serve soltanto cinque minuti”,

forse il problema non è più tecnico.

È che abbiamo già percepito una frizione tra quello che stiamo per fare e il modo in cui quelle informazioni dovrebbero essere trattate.

Non significa che l’intelligenza artificiale sia pericolosa in sé.

Significa che la sua comodità tende a farci abbassare soglie che, con qualsiasi altro fornitore esterno, probabilmente valuteremmo con maggiore attenzione.

Quindi: posso caricare questo documento su ChatGPT?

A volte sì.

A volte sì, ma non tutto.

A volte sì, dopo avere eliminato le informazioni che non servono.

A volte può essere opportuno utilizzare soltanto un ambiente aziendale già valutato e approvato.

In altri casi può essere necessaria una verifica preventiva degli obblighi contrattuali, privacy o di riservatezza.

E qualche volta la risposta sarà semplicemente no.

Non credo esista una regola universale migliore di questa:

non affidare al sistema più informazioni di quelle realmente necessarie per il lavoro che gli stai chiedendo.

Poi vengono tutte le altre domande.

Quale servizio sto utilizzando?

Con quale account?

Il contenuto può essere usato per migliorare il modello?

Per quanto viene conservato?

Chi può accedervi?

Ci sono integrazioni esterne?

Quali accordi disciplinano il trattamento?

Ma partirei sempre un passo prima.

Prima del prompt viene il documento

Ci siamo abituati a pensare che la competenza nell’utilizzo dell’intelligenza artificiale consista soprattutto nel saper fare buone domande.

Scrivere il prompt migliore.

Dare contesto.

Fornire esempi.

Chiedere l’output nel formato corretto.

È certamente importante.

Ma in un’impresa o in uno studio professionale c’è una competenza ancora precedente.

Sapere quale contesto possiamo dare.

Perché prima del prompt viene il documento.

Prima del documento vengono le informazioni che contiene.

E prima di utilizzare quelle informazioni dovremmo sapere perché le abbiamo, quali vincoli le accompagnano e fino a dove possono circolare.

Se l’AI entra stabilmente nel lavoro, questo non è un limite alla sua adozione.

È il contrario.

È ciò che permette di utilizzarla senza trasformare ogni scelta in una decisione improvvisata.

In LexAroundMe lavoro proprio su questo punto: non vietare l’AI in astratto e nemmeno autorizzarla indiscriminatamente, ma costruire regole che permettano alle persone di capire quando possono usarla, con quali informazioni, attraverso quali strumenti e con quali cautele.

Perché una buona AI Policy non dovrebbe far usare meno l’intelligenza artificiale.

Dovrebbe farla usare meglio.

Domande frequenti su documenti, ChatGPT e dati riservati

Posso caricare un contratto su ChatGPT?

Dipende dal contenuto del contratto, dalla ragione per cui ne disponi, dagli eventuali obblighi di riservatezza, dalla presenza di dati personali e dal servizio e dalla configurazione utilizzati. Il fatto che il documento sia materialmente nella tua disponibilità non significa automaticamente che possa essere comunicato integralmente a un servizio esterno.

Se disattivo l’addestramento posso caricare qualsiasi documento?

No. Disattivare l’utilizzo delle conversazioni per migliorare i modelli incide su uno specifico profilo del trattamento. Non sostituisce la verifica sull’autorizzazione a comunicare le informazioni, sugli obblighi contrattuali, sul GDPR, sui segreti commerciali o sulle regole interne dell’organizzazione.

ChatGPT Business ed Enterprise utilizzano i dati aziendali per addestrare i modelli?

OpenAI dichiara che i dati dei servizi Business, Enterprise ed Edu e della piattaforma API non vengono utilizzati per addestrare o migliorare i modelli per impostazione predefinita. Restano comunque da verificare, in relazione al caso concreto, condizioni contrattuali, conservazione, funzionalità utilizzate, integrazioni, ruoli privacy e procedure interne.

La Chat temporanea è sufficiente per proteggere un documento riservato?

No. La Chat temporanea non viene utilizzata per migliorare i modelli mentre rimane temporanea e OpenAI indica che una copia può essere conservata per un periodo limitato per finalità di sicurezza. Questa configurazione può ridurre alcuni profili di rischio, ma non crea il diritto di trasmettere informazioni che non si è autorizzati a comunicare.

È sufficiente eliminare nome e cognome prima di caricare un documento?

Non sempre. Se dalle informazioni residue è ancora possibile identificare una persona, direttamente o indirettamente, il documento può continuare a contenere dati personali. Anonimizzazione e pseudonimizzazione sono concetti differenti e devono essere valutati nel caso concreto.

Posso caricare su ChatGPT un documento coperto da NDA?

Occorre verificare il contenuto dell’accordo. Un NDA può limitare i soggetti ai quali le informazioni possono essere comunicate, le finalità di utilizzo, il ricorso a fornitori esterni e le misure di sicurezza richieste. Il fatto che l’AI sia utilizzata soltanto come supporto non elimina gli obblighi assunti contrattualmente.

Caricare un segreto commerciale in un sistema AI fa perdere automaticamente la tutela?

Non necessariamente. La tutela dei segreti commerciali dipende da diversi requisiti, tra cui l’adozione di misure ragionevolmente adeguate a mantenerli segreti. L’utilizzo incontrollato di strumenti AI può però diventare rilevante nella valutazione complessiva delle misure concretamente adottate dall’impresa.

Un’azienda dovrebbe avere una AI Policy?

Quando strumenti di intelligenza artificiale vengono utilizzati in modo significativo nell’attività, una policy può essere uno strumento importante di governance. Dovrebbe però essere costruita sugli strumenti, sui dati e sui processi realmente utilizzati dall’organizzazione ed essere accompagnata da formazione adeguata. Una policy generica o copiata non risolve da sola i problemi di compliance.