A cosa serve il disclaimer in calce alle email
Usi una mail aziendale? Hai mai ricevuto una mail da un indirizzo professionale? Il disclaimer sulla privacy riguarda proprio te!
Dimmi la verità, in calce alla tua mail hai inserito anche tu il disclaimer sulla privacy. Quella dicitura che magari hai trovato sotto la mail di qualche collega, cliente o fornitore.
E se non l’hai inserita ti chiedi se devi averla anche tu.
I disclaimer contengono più o meno diciture come questa
Si precisa che le informazioni contenute in questo messaggio e nei suoi eventuali allegati sono riservate e per uso esclusivo del destinatario. Nessuno, all’infuori dello stesso deve copiare o distribuire il messaggio o parte di esso a terzi. Chiunque riceva questo messaggio per errore è pregato di informare immediatamente il mittente e distruggerlo. La presente comunicazione, che potrebbe contenere informazioni riservate e/o protette da segreto professionale, è indirizzata esclusivamente ai destinatari della medesima qui indicati. Ogni informazione qui contenuta, che non sia relativa alla nostra attività caratteristica, deve essere considerata come non inviata. Nel caso in cui abbiate ricevuto per errore la presente comunicazione, vogliate cortesemente darcene immediata notizia, rispondendo a questo stesso indirizzo di e-mail, e poi procedere alla cancellazione di questo messaggio dal Vostro sistema. E’ strettamente proibito e potrebbe essere fonte di violazione di legge qualsiasi uso, comunicazione, copia o diffusione dei contenuti di questa comunicazione da parte di chi la abbia ricevuta per errore o in violazione degli scopi della presente.
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Ti spiego perché il disclaimer privacy in calce alle mail non serve.
Anzi può essere dannoso averlo.
Il nostro ordinamento giuridico prevede già espressamente norme a garanzia della corrispondenza e, più in generale, delle comunicazioni.
L’art. 15 della Costituzione prevede che
“la libertà e la segretezza della corrispondenza e di ogni altra forma di comunicazione sono inviolabili” e nel novero delle comunicazioni tutelate rientrano senza dubbio anche i messaggi di posta elettronica. Esplicita tutela è inoltre riconosciuta anche dagli articoli 616 e seguenti del Codice Penale, il cui ambito di applicazione è esteso alla corrispondenza “epistolare, telegrafica, telefonica e telematica.”
Anche il codice penale all’art. 616 Codice Penale punisce chi sottrae, viola o elimina corrispondenza non sua.
“Chiunque prende cognizione del contenuto di una corrispondenza chiusa, a lui non diretta, ovvero sottrae o distrae, al fine di prenderne o di farne da altri prender cognizione, una corrispondenza chiusa o aperta, a lui non diretta, ovvero, in tutto o in parte, la distrugge o sopprime è punito, se il fatto non è preveduto come reato da altra disposizione di legge, con la reclusione fino a un anno o con la multa da euro 30 a euro 516. Se il colpevole, senza giusta causa rivela, in tutto o in parte, il contenuto della corrispondenza, è punito, se dal fatto deriva nocumento ed il fatto medesimo non costituisce un più grave reato, con la reclusione fino a tre anni. Il delitto è punibile a querela della persona offesa. Agli effetti delle disposizioni di questa sezione, per “corrispondenza” si intende quella epistolare, telegrafica o telefonica, informatica o telematica ovvero effettuata con ogni altra forma di comunicazione a distanza.”
Quindi anche email, chat e messaggi. Per questo motivo inserire in calce alle email un disclaimer contenente errate citazioni alla normativa di riferimento è sicuramente inutile.
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Ma il disclaimer potrebbe anche dannoso.
In base al GDPR, una dichiarazione simile può essere rischiosa.
Infatti nel disclaimer affermi che la mail è riservata e che può contenere “informazioni legalmente privilegiate e/o confidenziali”.
Contempli la possibilità che la mail possa raggiungere destinatari diversi da quelli espressamente designati, i quali potranno leggere il testo o gli allegati in quanto sono in chiaro e non crittografati.
Il GDPR prevede che “il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento mettono in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio”.
La dichiarazione sopra dimostra, quindi, la consapevolezza di non aver adottato le misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee.
E, quindi, come titolare del trattamento potresti essere responsabile per aver inviato email riservate o confidenziali “in chiaro” invece di crittografarle.
Un bel problema, non trovi?
Se proprio vuoi inserire un disclaimer in calce alla tua mail è sufficiente inserire un messaggio di questo tipo:
Questa email, nonché qualsiasi file allegato alla presente, è destinata esclusivamente ai destinatari indicati in indirizzo. Se avete ricevuto per errore questa email, vi chiedo cortesemente di avvisarmi immediatamente e di distruggere in via definitiva l’originale e qualsiasi copia della presente nonché qualsiasi eventuale stampa.
Se questi aspetti ti interessano e li vuoi approfondire puoi leggere gli altri articoli pubblicati nella categoria GDPR.
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